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2. Teil: Das sind Ihre Arbeiten: Das müssen Sie tun

2.1. Ihre Arbeiten: Die Bearbeitung der Bankbelege und Bearbeitung der Postbelege

2.1.1. Ihre Arbeiten, Bankbelege:
Zahlungsaufträge: Allgemeine Hinweise

Erledigen Sie möglichst alle Ihre Zahlungen über die Bank oder über das Postcheckkonto.

Barzahlungen sind immer etwas komplizierter (aber natürlich machbar).

Wir bezeichnen hier als „Zahlungsaufträge‟: Zahlungen, die Sie durch die Bank (oder Post) haben ausführen lassen, meistens mit Einzahlungsscheinen und Karte an Ihre Bank, auf welche Sie Unterschrift, Anzahl Einzahlungsscheine und Totalbetrag setzen mussten.

Diese Zahlungsaufträge werden von der Bank ausgeführt. Sie erhalten in der Regel eine Belastung, worauf alle Zahlungen mit Beträgen und Namen der Empfänger aufgeführt sind.

Trennen Sie Ihre Zahlungsaufträge an die Bank auf in

So ersparen Sie uns Arbeit, vereinfachen die Lohnabrechnung und sparen Kosten. Natürlich können auch gemischte Zahlungsaufträge bearbeitet werden.

2.1.2.: Ihre Arbeiten, Bankbelege:
Bearbeitung der Bankbelastungen für Zahlungsaufträge

Sie haben Zahlungen über die Bank ausgeführt. Die Bank hat Ihnen nun die entsprechende Bankbelastung zugestellt. Darauf finden sie alle Zahlungen einzeln aufgeführt mit Betrag und Namen des Zahlungsempfängers.

„Kontieren des Bankbeleges‟

Sie vermerken nun hinter jeder Zahlung, wofür die Zahlung erfolgte, z.B. für

Wie?

Die Kontierung („Codierung‟) erfolgt einfach: Sie setzen die Kontonummer des entsprechenden Unkostenkontos, für welches die Zahlung erfolgte, hinter den Betrag oder den Namen der einzelnen Zahlung.
Fertig.

Zum Beispiel (die Nummern und Namen dieser Konti sind wohl nicht auf Ihren Kontenplan zugeschnitten):

2201    für Privatzahlungen
4501    für Spesen
4303     für Autokosten
3001    für Materialeinkauf

usw.

Davon senden Sie uns eine Kopie.

2.1.3.: Ihre Arbeiten, Bankbelege: Zahlungsaufträge, Besonderheiten

Anschaffungen über Fr. 2500.-- Anschaffungen über Fr. 2'500.--sind keine Unkosten (Kontierung unter den 3000er oder 4000er Konti), sondern sie werden als Aktiven eingebucht (1000er Konti, z.B. Konto „Fahrzeuge‟, „Maschinen‟, „Mobiliar‟ usw.

Transit: Geldtransfer von einem auf ein anderes Bankkonto, Zahlungen zwischen Bank, Postcheck oder Kasse. Zahlungen zwischen Bank-, Postcheckkonto und Kasse erscheinen auf einem Bankauszug als Einnahme und auf dem andern Bank-, Postcheckauszug oder Bankbuch als Ausgabe. Wir kontieren diese Einnahmen oder Ausgaben mit dem Konto „Transit‟ (meistens 2999 oder 9999).

Versicherungszahlungen: Zahlungen an Versicherungen können privater (z.B. Krankenkassen usw.) oder geschäftlicher Natur sein. Sie pflegen den Steuerkommissär zu interessieren. Der Buchhalter will sofort beim Verbuchen von Ihnen wissen, welche Versicherung bezahlt wurde. Damit Sie nicht nachträglich nachsehen müssen: Bitte beim Kontieren gleich einen Vermerk anbringen, welche Art Versicherung (Autoversicherung, Geschäftshaftpflicht, PK, Personalversicherung oder Privatversicherung usw.) bezahlt wurde. Sie ersparen sich Arbeit...

Visa- EC- (usw.)Karten-Belastungen: Diese dürfen nicht zweimal belastet werden. Achten Sie bitte genau darauf. Der Steuerrevisor tut es auch... Unser Tipp: Bankbelastungen als private Ausgabe verbuchen, die einzelnen Kartenbelege einzeln verbuchen. Die Belege gut aufbewahren. Es können hier Ablaufprobleme entstehen.

2.1.4. Ihre Arbeiten, Bankbelege: Bankauszüge

Bankauszüge werden von der Bank vierteljährlich oder monatlich ausgestellt. Wir bevorzugen Monatsauszüge, damit wir rascher und in kleineren Einsätzen arbeiten können.

2.2. Ihre Arbeiten, Bankbelege: Kontierung der Bankauszüge

2.2.1 Ihre Arbeiten, Bankbelege: Kontierung der Bankauszüge Einnahmen

Sie kontieren insbesondere die Einnahmen auf den Bankauszügen. Die Ausgaben haben Sie mit den Zahlungsaufträgen bereits kontiert. Die übrigen Ausgaben auf den Auszügen sind in der Regel selbstredend und brauchen nicht kontiert zu werden.

Kontierung der Umsätze: Sehr oft sind alle Bankeinnahmen Umsätze. In den meisten Fällen können die Umsätze problemlos auf dem Bankauszug kontiert werden. Manchmal müssen der Mehrwertsteuer nicht unterliegende Umsätze mit einer separaten Kontonummer kontiert sein (Export usw.).

Transit, Bareinlagen usw.: Zahlungen aus einem andern Bankkonto sind so zu kontieren. Sie dürfen nicht nochmals als Umsätze verbucht werden...

Ein anderes Beispiel sind in Einnahmen in Ladenkassen, die jeden Abend in ein Banksafe gebracht werden und von dort dem Bankkonto gutgeschrieben werden:

Die Umsätze werden hier im Kassabuch als Einnahme erfasst (Kontierung z.B. 6001), dann als Transit-Ausgabe verbucht (z.B. Konto 2999). Im Bankkonto erscheinen sie als Einnahme und werden wieder als Transit-Einnahme (z.B. Konto 2999) verbucht.

Privateinlagen: Gelder, die Sie aus Ihrem Privatvermögen in das Geschäfts-Bankkonto überweisen. Sie sind mit dem Konto „Privat‟ (z.B. Konto 2201) zu kontieren. Sie dürfen auf gar keinen Fall als Umsatz erfasst werden.

2.2.2. Ihre Arbeiten, Bankbelege:
Kontierung der Bankauszüge
Ausgaben

Barbezüge, Bancomatbezüge: Sie sind bezeichnet und brauchen in der Regel nicht kontiert zu werden.

Zins, Spesen, Verrechnungssteuer: Sie sind in der Regel bezeichnet und brauchen nicht kontiert zu werden.

Verrechnungssteuer: Wenn sie auf dem Bankauszug nicht gesondert ausgewiesen wird, benötigen wir auf jeden Fall den Einzelbeleg. Die Verrechnungssteuer sollte separat verbucht werden.

Davon senden Sie uns eine Kopie.